СТАНДАРТИЗАЦИЯ ВЭД: ПРАКТИКА ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ИМПОРТНЫХ ОПЕРАЦИЙ ПО «БЕЛАВТОМАЗ»

Аджигей А.М., к.э.н.
заместитель директора по внешним связям,
директор совместных проектов
ПО «БелавтоМАЗ»
г. Минск, Республика Беларусь
Косинский Н.С.
консультант совместных проектов МАЗ на Украине

Постановка проблемы в общем виде. Во всех сферах и отраслях экономики ключевым вопросом является качество выпускаемой продукции, представляемых услуг, выполненных работ. В большей степени данная проблема касается предприятий, активно ведущих внешнеэкономическую деятельность. Качество продукции и услуг на внешних рынках является основной составляющей и фактором конкурентоспособности всего предприятия.
Белорусское объединение по производству большегрузных автомобилей «БелавтоМАЗ» успешно функционирует на мировых рынках автомобильной продукции c 1987 года. Для осуществления собственной внешнеэкономической деятельности создана и успешно функционирует в структуре производственного объединения внешнеторговая фирма «БелавтоМАЗ». Накопив значительный опыт проведения внешнеэкономических сделок, внешнеторговая фирма ввела в практику своей деятельности ряд стандартов качества по всем видам внешнеэкономических операций, которые оптимизировали внешнеэкономическую деятельность и повысили ее общую эффективность.
Цель данной работы – изложение опыта разработки и применения стандартов качества в сфере импортных закупок предприятия.
Изложение результатов основного исследования. В 2000 году внешнеторговой фирмой «БелавтоМАЗ» был разработан Стандарт Предприятия под названием «Система качества. Закупки. Порядок заключения договоров на импортные поставки». Цель настоящего стандарта – установление процедуры заключения договоров (контрактов) Управления внешнеэкономических связей по импорту (далее УВЭС по импорту) государственного предприятия «Минский автомобильный завод» ПО «БелавтоМАЗ» на импорт продукции, работ и услуг из стран дальнего зарубежья для нужд ГП «МАЗ».
Основной задачей настоящего стандарта является повышение ответственности руководителей структурных подразделений и инженерно-технических работников за порядком заключения и исполнения контрактов на импорт продукции, работ и услуг из стран дальнего зарубежья для нужд ГП «МАЗ».
Порядок заключения договоров на импортные поставки включает в себя следующие этапы: организация маркетинговых исследований; поиск потенциальных поставщиков и рассылка запросов; технико-коммерческий анализ предложений; подготовка, заключение и подписание контракта на поставку; порядок исполнения контракта, получение товара; контроль за ходом выполнения импортных контрактов; учет и хранение контрактов.
Каждый из указанных этапов нашел отражение в разработанном стандарте. Стандарт детализирует мероприятия каждого этапа, документодвижение и формы составления документов по импортным сделкам, устанавливает распределение полномочий и ответственности между специалистами и подразделениями внешнеторговой фирмы, сроки операций этапа и предусматривает все возможные ситуации, в том числе и процедуры согласования.
Для более точного понимания сущности разработки стандарта представляется возможным сделать выдержки из него на примере четвертого этапа «Подготовка, заключение и подписание контракта на поставку» (текст из стандарта приведен ниже):
7. 4 Подготовка, заключение и подписание контракта на поставку
7.4.1 После отправления поставщику официального подтверждения (факса, письма, электронной почты) о согласии на проведение сделки, по предоставленному технико-коммерческому предложению отдел импорта УВЭС по импорту получает разрешение Министерства промышленности Республики Беларусь на заключение контракта (при необходимости) и разрабатывает проект контракта.
7.4.2 Оформленный проект контракта посылается Поставщику факсом, электронной почтой и другими видами связи на обсуждение и согласование, либо обсуждается в ходе коммерческих переговоров. Срок обсуждения контракта – не более 21-го календарного дня. 
7.4.3 По результатам переговоров, обсуждения проекта контракта, формируется предварительный текст контракта, согласованный между покупателем (ГП «МАЗ») и потенциальным поставщиком. 
7.4.4 УВЭС по ФМК по результатам переговоров проводит подготовку окончательного ТЭО сделки (ТЭО сделки после подписания контракта обеими сторонами инженер (работник) УВЭС по импорту сдает на хранение в архив УВЭС по ФМК).
7.4.5 По исполнению пунктов 7.4.3, 7.4.4 инженер (работник) УВЭС по импорту оформляет контракт. 
7.4.6 Контракт (приложение, дополнение к контракту) предоставляется на согласование следующим руководителям подразделений УВЭС:
- начальнику отдела импорта УВЭС по импорту;
- начальнику отдела маркетинга и формирования цен УВЭС по ФМК;
- начальнику отдела валютных операций и материального учета УВЭС по ФМК;
- директору УВЭС по ФМК;
- директору УВЭС по импорту.
Подписи ставятся на последнем листе (нижний левый угол) контракта (дополнения, приложения).
Отдельные листы контракта, содержащие те или иные разделы и положения, дополнительно подписывают:
- инженер, ведущий данный контракт (каждый лист контракта);
- начальник соответствующего бюро отдела импорта (каждый лист контракта);
- руководитель подразделения завода, выдавшего заявку на закупку (листы с пунктами, содержащие технические условия);
- начальник отдела маркетинга и формирования цен УВЭС по ФМК (листы с пунктами, содержащие условия поставки и цены на продукцию);
- директор УВЭС по ФМК (листы с пунктами, содержащие порядок расчетов и финансовые обязательства);
7.4.7..В случае, если заказывается товар со сложными техническими характеристиками и комплектацией, а также если к товару предъявляются особые требования, УВЭС по импорту согласовывает технические вопросы с ведущими специалистами УГК, УГТ, УИТ, УГМетр, а, при необходимости, других служб и подразделений завода и утверждает у технического директора ГП «МАЗ». Подписанные обеими сторонами технические требования на закупаемый товар оформляются отдельным приложением к контракту.
При возникновении каких-либо вопросов по условиям контракта у руководителей подразделений УВЭС, исполнитель контракта (инженер (работник) УВЭС по импорту) организует их рассмотрение, согласование с поставщиком и, после выработки взаимоприемлемого сторонами решения, корректирует текст контракта.
7.4.8 Контракт, оформленный в УВЭС по импорту и доработанный по результатам согласований по 7.4.6, 7.4.7 направляется (представляется) поставщику для окончательного рассмотрения.
Выводы. Разработанная система стандартизации внешнеэкономических операций является достаточно эффективной в рамках функционирования крупного производственного объединения. Четкое распределение функциональных обязанностей, детализация мероприятий, установленные типовые формы документов и уточненные процедурные моменты способствуют оптимизации проведения внешнеэкономических сделок. Практический опыт ПО «БелавтоМАЗ» может быть с успехом применен в украинской практике хозяйствования.